TVやWEBでの会議・面接システム｜基本知識とおすすめツール７選

新型コロナウィルス感染症 （COVID-19)の感染拡大防止や地震などの自然災害時にも対応できるよう、多くの企業がテレワークやリモートワークの導入を検討するようになりました。

このような状況のなか、遠隔でも会議や打ち合わせができることから、「TV会議システム」「Web会議/面接システム」に注目が集まっています。

「言葉は聞いたことがあるけれど、違いがよく分からない」
「新たに導入したいけれど、どのようなシステムがあるの？」
など疑問を感じてはいませんか。

これから「TV会議システム」「Web会議/面接システム」を導入しようと検討している企業が知っておくべき、それぞれの言葉の意味からすぐに導入できるサービスについて詳しくお伝えします。

5分で簡単に読めますので、ぜひお読みください。

「TV会議システム」「Web会議/面接システム」の基本知識

まずはじめに、「TV会議システム」「Web会議/面接システム」の言葉の意味や違いについて、それぞれ確認していきましょう。

TV会議システム

TV会議システムとは、「カメラやマイク、スピーカーを含む専用ハードウェアを利用して、遠隔地にいる相手と音声・映像による会議ができるシステム」のことです。

安定した通信状態のまま高品質な映像・音声が利用できるのが特徴です。

専用ハードウェアなどの機材を設置するため、サービスを導入する際に工事が必要です。

Web会議/面接システム

>Web会議/面接システムとは、「パソコンやスマートフォン、タブレット端末からインターネット回線を通じて、遠隔地にいる相手と音声・映像による会議/面接ができるシステム」のことです。

Web会議/面接システムは下記の2つの接続方法があります。

「TV会議システム」と「Web会議/面接システム」の違い

「TV会議システム」と「Web会議/面接システム」では接続方法が大きく異なります。

TV会議システムは、電話のように双方の回線が直接繋がっています。

接続が安定しているため、途中で音が途切れる、映像が見づらいといったことが起きにくく、高品質な音声や映像を利用することができます。

一方、Web会議/面接システムはパソコンなどの端末からインターネットサーバーを介して繋がっています。

そのため、利用しているメンバーの誰かのインターネット接続環境が悪くなると音声や映像が途切れるなどの影響が起きやすいのです。

それぞれの特徴を知った上で、使いやすさや利用シーンによって適切なシステムを選びましょう。

すぐに導入できる！「TV会議システム」「Web会議/面接システム」7選

「TV会議」「Web会議/面接システム」は無料のものから様々な機能を提供しているものまでさまざまです。

ここでは、７つのサービスを紹介します。

（１）Skype

【特徴】
・最大25人まで参加可能
・TV会議、チャット、音声通話、画面共有などの機能を搭載
・知名度が高く、利用ユーザーが多いため導入が簡単

【価格】無料（有料プランあり）
Skype公式サイト

（２）Google Hangouts

【特徴】
・最大 10人まで参加可能
・通話中にGoogleドキュメントなどGoogleのサービスが利用可能
・ビデオ通話や絵文字や写真をチャットで使用できる機能などを搭載

【価格】無料
Google Hangouts公式サイト

（３）Whereby

【特徴】
・アプリなどのダウンロードが不要で、URLを参加者に送るだけで簡単に会議が開始できる
（URLを送信する側はアカウントを作成する必要がある）
・最大4人まで無料で参加可能
・チャット、画面共有、会議を行う「ルーム」のロックなどの機能を搭載

【価格】無料（有料プランあり）
Whereby公式サイト

（４）Zoom

【特徴】
・アプリなどのダウンロードが不要で、URLを参加者に送るだけで簡単に会議が開始できる
（URLを送信する側はアカウントを作成する必要がある）
・最大100人まで参加可能
・カレンダー、ホワイトボード。録画機能、チャット、画面共有などの機能を搭載

【価格】無料（有料プランあり）
Zoom公式サイト

（５）bellFace

【特徴】
・アプリなどのダウンロードが不要で、4桁の数字を入力するだけで簡単に接続できる
・会話などの音声は電話が必要だが、名刺がわりになるプロフィールシートや、紙の資料のようにWeb上で操作できる便利な機能を搭載
・導入時の相談や実際の運営する際の支援など安心のサポート体制

【価格】有料
・初期費用10万（税抜）
・月額費用7.2万円（税抜）〜
bellFace公式サイト

（６）BlueJeans

【特徴】
・ランダムに発行されるIDとパスコードを使用するため、セキュリティが高い
・Facebook Workplace、Skype for Business、Slackなどのサービスと連携できる
・チャット機能、録画機能、OutlookやGoogleカレンダーと連携できる機能などを搭載

【価格】問い合わせ
BlueJeans公式サイト

（７）Go To Meeting

【特徴】
・URLを参加者に送るだけで簡単に会議が開始できる
・プランによって100人〜最大3000人まで参加可能
・ビデオ通話の音質や画質が良いため、会話のストレスが少ない

【価格】14$/月〜
Go To Meeting公式サイト

「TV会議システム」「Web会議/面接システム」を選ぶ時の5つのチェックポイント

ここまで、「TV会議システム」「Web会議/面接システム」のそれぞれ意味や提供されているサービスについてお話してきました。

私たちが実際に導入するときには、どのようなポイントをチェクすれば良いのでしょうか。

下記にまとめていますので、確認してくださいね。

（１）コスト

TV会議やWeb会議を可能にするツールは、無料で利用できるものからプランによっては有料のものまでさまざまです。

無料のシステムを導入すればコストを抑えることが可能ですが、有料のプランのみ利用可能な機能やサービスがあるため、「無料だから良い」とは一概に言いきれません。

コストを抑える＝無料のシステムを導入するのではなく、無料・有料プランの違いを把握し、自社が必要な機能は何か？を考えることが重要です。

（２）利用するために必要な環境

導入するツールによって、
・導入する際に会員登録などの準備は必要か
・パソコン以外のスマートフォンやタブレット端末でも利用可能か
・使用場所によって違いがあるのか　
など、利用可能な環境が異なります。

どのような場所で利用する可能性があるのかを考え、導入するシステムを選ぶことが大切です。

（３）利用可能な人数

選んだツールによって、一度の会議で同時に利用できる人数が異なります。

「同時に何人利用可能か」だけでなく、「どれくらいの人数で会議や打ち合わせを行う可能性があるのか」も踏まえ選びましょう。

（４）必要な機材

ツールによっては、カメラやマイク、マイクとイヤホンが一体になったヘッドセット、スピーカーといった周辺機器が必要です。

パソコンやスマートフォン、タブレット端末に内臓されているマイクやカメラを利用できるツールだとしても、利便性や利用シーンによっては、より高品質の音声や映像が必要となることもあります。

検討しているシステムに必要な機材はないか、また自社が利用するシーンにどのような機材が必要かを把握しておきましょう。

（５）利用可能な機能

基本的なマイクやカメラ機能の他に、録画機能や画面共有機能など、ツールによって利用できる機能が異なります。

・社内メンバーのみでの利用するのか
・会議中に資料などの共有も行いたいのか
など、どのようなシーンでシステムを利用するのかによって求める機能が変わります。

自社での利用シーンに適した機能があるか、どのような機能があればスムーズに会議や面接が行えるのかを念頭に置くことが大切です。

まとめ

感染症や自然災害など不測の事態に対応するため、テレワークやリモートワークを導入検討する企業が増加しました。

こういった多様な働き方への需要拡大に伴い、あらゆるシーンで効果的な使い方ができる「TV会議システム」「 Web会議/面接システム」は、今後より注目されると予想されます。

サービスの導入に迷われている方や、自社に適したツールの選定に迷っている方のお役に立てれば幸いです。