「人事」と「労務」の役割と仕事の違い・業務内容の基本をおさらい

人事部の仕事といえば、従業員の採用や研修・評価をイメージする人が多いでしょう。

しかし、人事部では従業員の労働環境を整備する「労務」という仕事も担当しています。

給与計算や社会保険の手続きをはじめ、就業規則の作成・メンテナンスなど、企業運営の中核となる仕事です。

この記事では、経営基盤の一部である「人事」と「労務」の仕事内容や、それぞれの特色について解説します。

人事部門が担う2種類の仕事

人事部門では、経営資源の一つである「ヒト」を管理・サポートする業務を担当しています。

そして、労務部門では、労働者(従業員)の働く環境を構築・管理する機能を担っています。

「人事部」「労務部」と部門が独立している企業や、社内の司令塔としての役割を果たす「総務部」の一部に組み込む企業など、人事部門の立ち位置は企業によってさまざまです。

人事・労務の仕事の概略について、簡単にチェックしてみましょう。

人事・労務それぞれの仕事で、従業員への個別対応を行う場面があることがわかります。

労働基準法などの法令や社内ルールに基づく対応もあり、守秘義務を含む規律意識が強く求められるのも特徴です。

また、人材に関する国家資格として「社会保険労務士(社労士)」という制度もあり、高度な専門性を目指せるのも人事・労務部門ならではの面白さでしょう。

社労士資格を持つ人を、人事・労務部門の管理職や役員(CHRO)に任命する企業もあるほどです。

「人事」は従業員の活躍を支える

「人事」は経営層や社内の各部署と情報交換を行いながら、従業員の活躍を支える役割です。

企業のミッションを達成するための、人事戦略を練る部門としても機能しています。

従業員の採用から能力開発まで、場面ごとに人事の仕事内容をチェックしてみましょう。

採用

採用業務は、求人に関する広報活動や応募者の面接・入社前のフォローが主な内容です。

新卒採用では入社後のミスマッチが起こらないよう、エントリーシートや面接で応募者のポテンシャルの高さを見極めていきます。

中途採用では即戦力を期待できる反面、早期退職のリスクが伴うため、仕事内容や待遇面などのきめ細かな情報提供が重要です。

新卒採用・中途採用それぞれの仕事の流れについて説明します。

新卒採用

毎年3月の採用広報解禁に合わせて、企業説明会の準備や就職サイトへの登録に必要な情報の集約を進めていきます。

職場体験を通じて企業への理解を深めてもらう「インターンシップ」は、大学の夏休み期間である7月〜9月に実施されるのが一般的です。

インターンシップは、ダイレクトリクルーティングの一環として優秀な学生に自社への応募を促すチャンスとしても機能しています。

並行して、合同企業説明会への参加や大学の就職課(キャリアセンター)への訪問も行います。

6月に入ってからは、書類選考や採用面接・グループディスカッションなど具体的な選考活動に入るため、学生対応と社内業務とのダブルブッキングが発生しないよう緻密なスケジュール管理が重要です。

10月1日の内定通知解禁以降は、内定式や懇談会・個別面談など内定者へのフォローを進めながら、4月の入社を迎えます。

経団連の「採用選考に関する指針」の廃止)に伴い、2022年度からは採用活動スケジュールの自由化が予定されているため、新卒採用のスケジュールへの変化が予想されます。

中途採用

中途採用は欠員補充や人員増強を目的としているため、必要に応じて進めていきます。

就職サイトやハローワークに求人情報の掲載を依頼したり、転職エージェント(紹介会社)に適任者の紹介を依頼したりする方法が主流です。

幅広い層から応募者を得て、優秀な人材を確保できるチャンスを高めるため、転職フェアや合同面接会にも参加することもあります。

最近は、従業員や協力会社の担当者等から企業の風土に合う人の紹介を受ける「リファラル採用」を並行してすすめる企業もみられます。

中途採用者の入社後に、仕事内容や待遇などの認識違いが原因の早期退職に至らないよう、求人段階できめ細かな情報提供を行うことが大切です。

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・採用とは？人事の採用担当が知っておくべき、新卒・中途採用の基本

教育・研修

従業員の能力を引き出してスキルアップにつなげるために、企業ではさまざまな教育・研修が実施されています。

業務に関する認識を共有し、企業の成長につなげる場としても有効です。

研修の方法やメニューを簡単に紹介します。

社内研修

社内研修は業務に関する課題を抽出した上で実施され、通常業務の中で仕事の能力を確立する「OJT」と、業務から離れて座学や実習を通じて知識を習得する「Off-JT」の2タイプに分かれます。

新卒者や中途採用者に対して実施する、入社後早い時期に企業文化や就業規則などのレクチャーも社内研修の一種です。

人事部門では、研修実施部署からのリクエストを受けて、研修プログラムの作成や講師の選定を行います。

参加者に対して理解度のチェックを行い、関係者にフィードバックすることも、研修効果を高めるためには欠かせないことです。

社外研修

社外研修では企業向けの研修サービスを活用して、ビジネスマナーや専門性の高い知識の習得を目指します。

外部のプロフェッショナルが講師を担当するため最新の情報を入手できるほか、社外の参加者と交流するチャンス、そして人脈が生まれるのがメリットです。

社員が研修会場に出かけて受講するスタイルが一般的ですが、Webセミナーやe-ラーニングといったオンライン研修も普及し始めています。

合宿形式で実施される新入社員研修や管理職研修も提供されており、深みのある人間関係の構築に効果的です。

人事部門としては、外部の研修サービスの情報収集を行い、部署の課題に応じて研修実施を提案していくことになるでしょう。

人事異動

企業の経営戦略や従業員の能力向上に応じて、仕事内容やポジション・勤務地を変更する人事異動が行われることがあります。

関係する部署との情報交換や異動対象者との面談を行って異動先を決定しますが、勤務地の変更が伴う異動の場合は、育児や介護など従業員の生活状況に配慮した上で進めることが重要です。

人事異動では役職の変更(昇進・降職)や、勤務場所の変更(転勤)が多いですが、勤務部署の変更や別会社での勤務を指示するケース(出向)もみられます。

人事評価

人事評価制度は、従業員の能力や行動特性(コンピテンシー)・目標の達成度合いを評価した上で、従業員の待遇や人材育成戦略に反映させる制度です。

評価制度を公平かつ効果的に運営するため、経営層や部門責任者と話し合いながら会社として統一した基準を作り上げていきます。

人事評価に関する面談は部門長が実施するケースがほとんどですが、先入観などの評価エラーを最小限に留めるため、評価方法に関する研修を人事部が主体となって実施する場合もあります。

評価の時期ごとに評価の点数の集計や自由記載項目を取りまとめて、部門長へのフィードバックを行うことも人事部門の業務です。

※あわせて読みたい

・人事とは？採用から人材育成まで従業員と密接に関わり合う管理業務

「労務」は従業員が働く環境を整える

「労務」は、労働基準法をはじめとする労働関係の法令に基づいて、従業員が安心して働ける環境を整える役割です。

デスクワークが基本ですが、従業員の相談対応や労働基準監督署など行政機関との渉外対応も行います。

社内でハラスメント等の労働トラブルが発生した場合に、関係者と共に解決への橋渡しを行う場面もあります。

会社の裏方で、どのようなサポート業務がなされているかをチェックしてみましょう。

給与計算

給与計算は、従業員の勤務時間や休暇取得状況(勤怠状況)を集計して賃金を計算する作業で、従業員との雇用契約の履行に関わる重要な仕事です。

勤怠状況の集計は、従業員全員のタイムカードや休暇届などを回収して行いますが、労働時間を正確に管理する目的でタイムカードアプリを活用して、クラウド経由で勤怠データを集約する企業が増えています。

支払われた給与で従業員が生活しているため、支払いの遅れや計算ミスがないように確実な作業が必須となります。

賃金の計算後、社会保険料や所得税・住民税を総支給額(給与総額)から控除し、従業員に代わって公的機関に支払います。

また、控除後の残額(手取り額)は、銀行振り込みや手渡しで従業員に支払い、給与明細書を発行します。

社会保険の手続き

社会保険は、厚生年金保険・健康保険・雇用保険・労災保険の4種類で、資格の取得・喪失や保険給付に関する適正な手続きを行うことが会社としての責務です。

それぞれの手続きについて説明します。なお、多くの手続きで電子申請(e-Gov)に対応している他、郵送でも手続きも可能です。

厚生年金・健康保険の手続き

従業員が入社後5日以内に、年金事務所あてに保険への加入(資格取得)手続きを行います。

正社員は全員加入、パートタイマーでも勤務時間が正社員の4分の3以上であれば加入が必須です。

従業員が40歳以上の場合は、介護保険にも自動的に加入されます。

配偶者や家族を扶養に入れる(扶養家族にする)場合は、住民票や所得証明書などで加入条件を満たすかどうかのチェックが必要です。

また、従業員が退職した場合には資格喪失の手続きを忘れないようにしましょう。

従業員の状況に応じて、傷病手当金などの保険給付手続きや育児休業時の保険料免除について情報提供を行います。

厚生年金保険料・健康保険料の額を決定するために必要な、算定基礎届(毎年7月)や月額変更届(給与改定時)を作成して年金事務所に提出する業務もあります。

雇用保険の手続き

従業員が入社後、翌月10日までに公共職業安定所(ハローワーク)あてに資格取得手続きを行います。

31日以上の雇用契約期間かつ週20時間以上勤務する人であれば、雇用形態を問わず加入が必須です。

入社する人の依頼に応じて、内定証明書や再就職手当支給申請書への証明も行います。

従業員が退職した場合は、10日以内に離職票を作成した上で資格喪失手続きを行いますが、失業手当の手続きに関連するトラブルを防ぐため、迅速に対応しましょう。

育児休業・介護休業や高齢者雇用に関する給付金の申請は、基本的に事業主が代行するルールなので、対象になる従業員への情報提供を行うことも、労務担当者として大切な仕事です。

労働保険(労災)の手続き

会社で働く従業員は強制加入のため、入社・退職に伴う手続きは必要ありませんが、毎年7月に前年度の労災保険料と雇用保険料を確定する「労働保険年度更新」の手続きが必須です。

万一、従業員が業務中や通勤中にケガをしたり、業務が原因で病気にかかったりした場合は、労働基準監督署あてに休業補償給付申請などの必要な手続きを行います。

4日以上休業した場合は「死傷病報告書」の提出が必要なので、忘れないようにしましょう。

就業規則の作成と変更

就業規則は、職場で働くルールや労働条件に関する内容が定められており、10名以上の従業員が働く会社であれば、職場ごとに就業規則を備え付けることが労働基準法で義務付けられています。

労働基準法とは、賃金や就業時間をはじめとする労働条件に関する最低基準を定めた法律です。

労働基準法の存在を前提に、最低賃金や育児・介護休業に関するルールが定められていますが、ルールの改正に応じて就業規則も変更することになります。

社内の実態に応じて就業規則を改定する作業も、トラブルに対し適切な対応を行う上では重要な位置づけです。

残業や休日出勤を指示する場合には、所定外労働時間の上限や対象業務を従業員の代表者と取り決めた「36協定」を労働基準監督署に届け出ます。

残業手当や休日出勤手当を支払っていても、36協定の届出がなければ労働基準法違反となるため注意が必要です。

なお、従業員の代表者(従業員の過半数を代表する者)は、従業員同士の話し合いや選挙で決定されるのが一般的で、就業規則を変更する際も従業員の代表者の意見を聞くルールとなっています。

従業員の入社・退職の手続き

従業員が入社・退職する際は、社会保険や雇用保険などの手続きが伴うため、人事部門と連携をとりながら対応していきます。

入社・退職の手続きの流れについて説明します。

入社の手続き

入社に先立ち、雇用契約書や労働条件通知書を用いて就業場所や始業時刻・終業時刻、給与などの労働条件を明示します。

入社後のトラブルを避けるため、応募時の求人票を参照しながら説明を行うのが賢明です。

誓約書や身元保証書など必要書類は入社する人にあらかじめ渡しておき、期限までに提出するよう促します。

社会保険や年末調整の手続きに必要となるマイナンバーは、入社後に提示を受けるようにします。

その際、運転免許証などの本人確認書類のチェックが必要となるため、忘れないようにしましょう。

入社日に従業員が出勤したことを確認した上で、社会保険・雇用保険の資格取得手続きを行います。

従業員の希望に応じて住民税の給与天引き(特別徴収)の手続きを行う場合、1月〜5月入社の場合は対象外なので注意が必要です。

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退職の手続き

従業員の退職が決定したら、従業員から退職願(退職届)を受け取ります。

退職の意思は口頭やメールで伝えても有効ですが、雇用保険の資格喪失手続きを行う際に退職のエビデンスを求められるので、できる限り書面で退職意向を示してもらうようにしましょう。

健康保険に加入している従業員には、退職日の翌日以降は保険証を使用できないことを説明した上で、保険証の返却について案内します。

会社で貸し出した社員証や鍵・業務マニュアルなどは最終出勤日に所属長へ返却するよう促します。

個人情報や企業機密を取り扱う人が退職する場合には、退職後の機密保持契約を取り交わしておくことも情報漏えい防止には有効です。

退職日の翌日には、社会保険・雇用保険の資格喪失手続きを行います。

源泉徴収票の準備や住民税の普通徴収(住民税の給与天引きを終了する)への変更手続きも忘れずに行いましょう。

労働トラブルへの対応

従業員が会社で働く中で、対人関係や賃金(特に残業・休日出勤手当)に関するトラブルが発生することがあります。

近年では従業員の権利意識が高まっており、法的紛争(労働審判)を未然に防ぐ観点から、労務部門が専門的・中立な立場で労働トラブルの解決にあたるケースが増えています。

部門長がトラブル解決を試みる中で、労働基準法などの法令に詳しい労務部門での対応が無難と考えるケースもあるようです。

関係者からトラブルの背景を聞き出しながら、解決に向けて話し合いを進めていきます。

状況に応じて、社会保険労務士や弁護士、労働局の総合相談窓口等と連携することもあり、担当者の人間性や対外的な折衝能力を活かせる仕事の一つです。

「人事」「労務」はどちらも企業の礎となる重要な仕事

人事担当者は、採用活動や従業員の教育・研修を行う場面で従業員と直接やり取りを行う機会があります。

それに対して労務担当者は、給与計算や社会保険関係などの手続きが主な役割なので、どちらかといえば地味なイメージです。

しかし、労務部門は従業員が安心して働くために必要不可欠な存在であり、企業の経営に直結する重要なポジションであるといえます。

採用戦略のひとつとして、人事・労務部門が提供する従業員のサポート体制を採用サイト上でアピールすることもあるでしょう。

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