「辛い」と感じている採用担当向け｜4つの解決策と持つべき3つの能力

採用を担当している方の中には「採用の業務が多く忙しくて辛い」、「なかなか業務を効率化できない」、「内定の辞退で思うように採用ができない」といった悩みを持つ方も少なくないでしょう。

この記事では、採用業務の中でも辛いと感じやすい業務をピックアップしつつ、採用用業務を辛いと感じる原因から解決方法までを解説します。

最後には、採用担当者が持っておくと業務に活かせるスキルについても紹介しているため、最後まで読んでみてください。

業務過多⁉採用担当の辛い現実

採用担当者の方の中には、採用業務が多く、辛いと感じることもあるでしょう。

ここでは、採用業務の内容を洗い出し、中でも辛いと感じやすいポイントを紹介します。

採用担当の業務とは？

採用担当者の業務は、人材を雇用するための採用計画の立案から採用目標の設定、募集活動、面接、内定者の決定までさまざまです。

採用をする基盤作りから採用、採用後の内定者のフォローまで、募集してて人材が入社するまでの一連の業務を行うことになります。

また採用だけでも新卒と中途採用に分かれるため、採用担当者の業務は多岐にわたるのです。

ここからは、採用担当者の業務フローについて具体的に説明しましょう。

採用担当の業務フロー

採用計画の立案

まず本格的に募集を出す前に経営課題、事業戦略、採用人数、採用予算に応じた採用の計画を立てます。

自社の来季の経営課題、事業戦略を整理し採用の目的を明確化した上で、採用人数や求める人材・人物像を決めるのです。

採用予算を確認して、説明会や選考や面接にかかる人件費なども踏まえ採用活動の具体的な内容・スケジュールを立てましょう。

募集活動

募集活動では、採用予算内に収まるように採用計画で決めた採用ターゲットによる募集につなげることが重要です。

求人では人材紹介サービスや求人媒体を活用し、プロモーション面では自社採用サイトの作成から更新、FacebookやInstagram、noteなどのSNSを活用した情報発信を行い、会社や社内の魅力を伝えましょう。

応募者の選考・面接

応募が集まったら、応募書類や提出課題などから自社に必要な人材を選考し、面接を通して応募者を選定していきます。

2022年現在は求職者が有利とされる売り手市場であるため、応募者は複数の会社の選考を受けることが少なくありません。

そのため、応募が来てから内定を出すまでに時間がかかってしまうと、応募者が他の企業の内定を承諾し、選考を辞退してしまう可能性があります。

選考の辞退が多いと業務時間のロスにつながるため、面接の日程調整は早めに設定し、応募から内定までの期間はなるべく短縮しましょう。

また新卒採用の場合は繁忙期が3月〜5月になり、1日に行う面接の回数が多くなることから、繁忙期を見越して書類選考や面接のスケジュールを整理しておくことが大切です。

選考や面接では応募者の個人情報を扱うため、応募者の情報が外部に漏れないように、管理することも求められます。

内定者決定・内定者フォロー

内定から入社までの業務フローでは、内定者に内定通知を出し、そのあとに内定受諾の回答を内定者からもらいます。

ただし内定者によっては、他の会社の選考が進んでいたり、他社の内定をすでにもらっていたりするケースが出てくるため、内定者ごとにいつまでに内定を受諾の判断をしてもらえそうか確認し、スケジュールをすり合わせておくことが必要です。

並行して内定者に他の会社と比べたとき「この会社に入りたい」と思ってもらえるようなフォローも行いましょう。

内定承諾に必要な具体的な内定者へのフォローは、定期的に面談を実施して内定者が抱く自社で働くことへの疑問や不安を払拭することです。

面談の対応だけでなく、社内の見学や実際に働いている社員や内定先の部署の社員との交流の場を作ることも内定者が自社に入りたいと思うきっかけを作るには効果的でしょう。

※あわせて読みたい
【採用とは？人事の採用担当が知っておくべき、新卒・中途採用の基本】

採用担当が辛いと感じる5つの原因

採用業務では、業務自体が多く忙しいと感じること以外にも採用担当者の方が辛いと感じる原因があります。

ここでは、採用業務以外で採用担当者が辛いと思うポイントを5つ説明しましょう。

求められるプレッシャーが強い

採用業務は、人材を採用することだけが目的ではありません。

会社の成長が採用活動の主な目的であり、会社の成長には人材の増員が不可欠です。

採用できれば誰でもよいわけではなく、自社の業務や風土に合った優秀な人物が各部署から求められるため、現場社員と会社との板挟みになることが多くなり、その分採用担当者が感じるプレッシャーも多いといえるでしょう。

業務量が多い

採用担当者の業務は応募者との社外の対応がメインとなるため、応募者のスケジュールに自分の予定を合わせることが多くなり、自身の都合に合わせてスケジュールを組みにくいこともあるでしょう。

新卒採用の繁忙期である3月～5月には、1日に何件も面接を行うことが増えると同時に応募者の書類選考やメール対応といった業務が集中します。

内定者に選考を辞退されないためにも、面接の日程調整は特にスピード感が求められるため、業務量が多くなってしまうのです。

採用活動に休みはない

人材の採用には新卒だけでなく、中途採用もあります。

自社が人材不足や新たな部署の設立などで人材が必要になることが多く、自社が採用をストップしない限り、基本的に採用業務は1年を通して行われるプロジェクトです。

また採用担当者の業務には年中休みはないうえ、毎年だいたい同じことの繰り返しとなるため、成長が感じられず辛いと感じることが多いかもしれません。

内定辞退されてしまう

応募者による内定の辞退は、採用業務における最も大きな時間と費用の両面でのロスとなります。

応募者が辞退するとそれまでにかけた書類選考から面接、面談などの時間と人件費が無駄となり、再び1から採用を始めなければなりません。

そのため時間と費用のロスだけでなく、内定承諾につなげられなかったことによる採用担当者には精神的なショックにもつながるでしょう。

採用手法が多様化している

応募者が求人を探すとき、転職サイトやSNSの利用が多くなっています。

より多くの応募者を集めるためには、採用サイトやSNSを活用し自社の魅力を発信することが重要です。

優秀な人材を採用するためにはさまざまな手法を駆使する必要があるため、採用担当者のやることが多くなってしまうでしょう。

採用担当の辛い状況を解決する4つの方法

採用担当者の業務を少しでも業務を減らすためには、採用業務の見直しと効率化が不可欠です。

ここでは、採用担当者の業務を効率化するための方法を4つ紹介します。

採用プロセスの見直し

現在の採用業務フローが自社に合った形になっているかを把握する上でも、採用プロセスの見直しは重要です。

採用フローの各段階で、時間がかかってしまっているものや内定辞退になってしまっている課題を割り出すことで、業務改善や効率化をすることができます。

例えば、内定者が実際に社内の業務や雰囲気が合わないと感じ内定辞退をしていることが多い場合には、インターンシップを選考フローに組み込むとよいでしょう。

選考の早い段階でインターンシップを通して応募者が社内の業務や雰囲気に触れることで、入社後の不安を払しょくできたり、その後の選考に進むかどうかを判断する材料にできるため、選考の後半での選考辞退や内定辞退の削減につながることが期待できます。

採用管理システム（ATS）の導入

採用管理システム（ATS）は、採用に関する業務を一元化できるシステムです。

採用管理システム（ATS）では応募者の情報の管理から面接の日程の調整、社内での共有など各求人ポータルサイトと連携し応募状況の確認ができたり、選考状況が共有できたりする機能があるため、採用業務の効率化が期待できます。

採用予算と採用管理システム（ATS）の導入コストの兼ね合いや、機能面で現状社内で改善すべき点などを中心に、自社に適した採用管理システム（ATS）を選びましょう。

採用業務のアウトソーシング

社内で採用業務のリソースが足りていない場合には、外部に採用業務を委託することで採用活動を効率化できます。

採用代行業や人材サービスは経験が豊富かつ専門知識を有しているため、ただ単にリソース不足を解消できるだけでなく、これまでの自社の業務の行い方と比較することで、社内に採用業務のノウハウを蓄積することも可能です。

社内コミュニケーションの活発化

人事部内でのコミュニケーションだけでなく、他部署と連携することが採用業務の負担を減らすために重要になります。

人事部内で相談できる人を見つけ、採用業務について相談することはもちろん、他部署の現場の声を聴くことで、どういった人物が必要かヒアリングすることが可能です。

社内のコミュニケーションを積極的に行うことで、自身の行っている業務の進め方の確認や採用したい人物像のイメージを確認できるため、採用の効率化が期待できます。

辛いと感じないために！採用担当が持つべき3つの能力

採用担当者の方では、業務の多さだけでなく精神的に辛いと感じる場面もあるでしょう。

採用業務を改善・効率化するためには、社内のノウハウだけでなく自身のスキルアップも重要です。

ここでは、採用担当者の方にぜひ身につけておいてもらいたいスキルを3つ解説します。

調整能力

採用担当者は、応募者や現場の社員だけでなく、各部署の責任者や代表などの上層部との関わりも多いです。

求める人材の設定や応募者の最終面接の依頼などの調整が必要となり、常にコミュニケーションが求められます。

日頃から各部署とコミュニケーションを取る必要があるうえ、面接官となる役員や他部署の社員のスケジュール管理や応募者の面接日の日程調整なども発生します。

社内の面接官となる役員や他部署の社員の日程を把握しスケジュールを調整するのはもちろん、応募者の面接日時の変更といったイレギュラーな事態も起こるため、スケジュールを臨機応変に調整できる能力を身につけましょう。

マーケティング力

採用活動における求める人物の設定や自社の魅力を発信することは、事業におけるマーケティングと本質的に同じです。

例えば以下のSTP分析と呼ばれるマーケティングスキルは採用業務にも大いに役立つでしょう。

コミュニケーション力

採用担当の仕事は、社内外さまざまな場所でコミュニケーション力が必要となります。

特に面接では、応募者から選考に必要な情報や応募者の真意を引き出すための高いコミュニケーション力が重要です。

採用担当者側から、求人サイトのエージェントといった外部の関係者に仕事内容や自社の情報を伝達することもあります。

そのため、適切に情報を伝えたり引き出したりするコミュニケーション能力を身に着け、円滑なコミュニケーションを取ることが大切です。

まとめ

採用フローや業務が多岐にわたると同時に、社内・社外問わずスケジュール調整ややり取りが多く、辛いと感じる採用担当者の方も少なくないでしょう。

しかし採用管理システム（ATS）の導入や社外へのアウトソーシングなどの外部の力を借りたり、自身のスキルアップをしたりすることで業務の負担を減らし結果を出すことは十分に可能です。

この記事の内容を参考にして、採用業務の改善をし辛さの軽減に役立てましょう。

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