採用ミスマッチはなぜ起こる？原因とミスマッチを減らす選考方法3つ
新しく採用した社員が早期退職する理由のひとつに「採用のミスマッチ」が挙げられます。
入社前に聞いた情報と実際の職場環境や社内制度などが異なり、会社と新入社員との間で「その会社で働く意欲のギャップ」が生じた結果、採用のミスマッチとなるのです。
この記事では、 採用のミスマッチが起こる具体的な原因に触れながら、採用のミスマッチをどうしたら防ぐことができるのかを紹介します。
このコラムの目次
採用ミスマッチの実態｜早期離職者・離職者の推移
「採用のミスマッチがなぜ起こるのか」について触れる前に、採用におけるミスマッチの実態がどのような状況なのかを、採用市場のデータを踏まえながらみていきましょう。
早期離職者の推移
早期離職とは、就職してから3年以内の離職を指します。
厚生労働省が令和3年に発表した調査では、新卒入社をした社員における3年以内の離職率は高卒で約4割（36.9％）、大卒で約3割（31.2％）でした。
直近30年の離職率の推移は多少の変動はありますが、傾向に大きな変化はあまりなく、新卒入社の早期離職率は、中途入社と比べて高く推移しています。
コストや時間をかけて新卒社員を採用しても、その内の約3人に1人は3年以内に辞めてしまう可能性が高いのです。
日本全体の離職率は「15％前後」で推移しており、100人の企業であれば1年間に約15人辞めている計算になります。
自社の離職率が15％以上の場合、平均以上であるため注意が必要だといえるでしょう。
離職率は業界によって大きな差があり、宿泊業や飲食サービス業は26.9％、その他のサービス業は19.3％と高く、分野に関わらずサービス業は離職率が高い傾向にあります。
平均離職者の推移
厚生労働省が発表した令和2年度の調査結果によると、2018年から2020年までの平均離職率は以下の通りです。
・2019年：15.6％
・2020年：14.2％
厚生労働省が発表したデータにおける離職率とは、ある年度の開始時に従業員として勤務していた人が、同年度内に所属企業を退職した割合です。
調査結果から過去3年間ではおよそ15％程度の労働者が、何らかの理由で離職していることが分かります。
採用ミスマッチによるデメリット
採用においてミスマッチが起こった際に一番懸念されるのは早期退職ですが、採用のミスマッチによるデメリットは早期退職だけではありません。
ここからは、どのようなデメリットがミスマッチによって生じるのかを紹介します。
生産性の低下
採用のミスマッチが起きてしまうと、早期離職までいかずとも「業務に対する理解が乏しい」「やる気が見られない」といった仕事に対するモチベーション不足による生産性の低下につながる可能性があります。
入社後に仕事内容に不満を持ち続けたままでいると、社員の企業への信頼感は上がりません。
仕事に対するモチベーションが下がり、企業と従業員との間での信頼関係（エンゲージメント）の向上が見込めなければ、企業にとってはマイナスです。
生産性が低下したまま改善されない状況が続いてしまうと、人が抜けた分の穴を埋めるために従業員への負担が増え続けるばかりか、生産性の低下にもつながってしまうでしょう。
自社の課題を真剣に考えて主体的に行動してくれる人材を育てるためにも、採用のミスマッチが起こった段階で、社員へのヒアリングや他部門への応援要請といったフォローなど何らかの対策を取る必要があるのです。
現場のモチベーション低下
社員の定着率や生産性の低下は、ミスマッチしてしまった社員だけではなく、周辺社員にまで影響が広がるリスクがあります。
現場社員全体のモチベーション低下につながってしまうと、全体的な生産性の低下だけでなく、転属や離職といった思いもよらぬ損失が出てしまうこともあるのです。
例えば社員の1人が早期離職してしまうことで、ほかの社員の負担が一時的に増加してしまうかもしれません。
社員の1人の早期離職がきっかけとなり現場のモチベーションが低下し、次々と周りの社員まで退職してしまうようなこともあるため、企業にとって大きな損失につながるリスクがあります。
無駄な採用コストの発生
採用のミスマッチを抱えた人材がいると、早期離職者が発生して新たに採用を行わなければならず、無駄なコストが増える可能性が出てきます。
採用コストが増えることを懸念して早期退職した社員が抜けた人材の穴を放置すると、穴埋め作業はほかの社員がしなければならないため、現場全体の負担増につながりかねません。
手間やコストをかけて行った採用活動を無駄にしないよう、面接などの場では慎重に求職者との雇用条件や業務内容についての相互理解に努め、密に応募者とコミュニケーションを重ねることが重要です。
採用ミスマッチが起こる原因
採用活動において、応募者と採用のミスマッチが起こる原因はどこにあるのでしょうか。
応募者へのフォローや提供すべき情報の不足など、採用のミスマッチが起こる原因について解説します。
求める人物像が不明確
採用のミスマッチが起きてしまう要因のひとつに、求めている人物像が不明確あるいは不透明ということがあります。
採用するにあたって「どのような人物を求めているのか」が明確でないため、漠然と募集を行っている可能性があるのです。
「どのような人物を求めているのか」が漠然としたまま募集したケースでは、雇用したい人物像がはっきりしていないため、戦略的に採用計画を立てていない傾向にあります。
雇用したい人物像が確立できていないため、選考基準も漠然としていることが採用のミスマッチが発生する要因です。
求人を行う際には、あらかじめどのような人物を採用したいかを明確にしましょう。
企業側の情報提供が不十分
人材を募集している企業は多くの情報を開示していると思っていても、求職者側からみると必要な情報が少ないと感じていることもあるかもしれません。
会社の経営理念や社風はもちろんのこと、実際に配属される仕事内容や職場の雰囲気や人間関係なども、求職者にとっては重要な情報です。
求職者にとって「どのような企業で、どのような仕事をするのか」がわからない状態では、書面上に記載されている仕事内容だけで判断せざるをえません。
そのため、せっかく入社しても「思っていた環境と違う」と感じてしまい、早期離職につながるケースがあるのです。
会社のホームページや求人情報以外にも、求職者と情報交換する機会を増やし、求職者と企業との認識のズレを解消しましょう。
求職者側の情報が不十分
企業側が求職者に関する情報を十分に得られなかったことによってミスマッチが起こる場合もあります。
応募者にもさまざまな能力や経験があるため、自社に対する適性を正確に判断しなければなりません。
しかし資格や経歴・年齢などの部分だけで判断してしまうと、採用のミスマッチが起きる原因となるのです。
「有名な大学出身だから」「前職では有名企業に勤めていたから」といった先入観で判断してしまうと、応募者本来の人柄や企業との適正を判断できなくなるため、結果的に離職してしまうケースが少なくありません。
面接の際、履歴書や職務経歴書の内容に対して深掘りする質問を行い、求職者への理解を深めた上で採用の可否を判断しましょう。
内定・入社後のフォロー不足
入社が確定した候補者に対して、内定後や入社後のフォローが不足していたために、企業で働くことに不安を感じたり、認識のずれがあったりすると、早期退職の原因になります。
入社までの間で少しでも自社に対する認識のずれがあれば、そのずれを埋めておくことが大切です。
例えば人事担当者からこまめに連絡して相談しやすい雰囲気をつくったり、入社後に配属されるチームのメンバーと交流する機会を設けたりするなどが考えられます。
入社後にも定期的に人事担当者との面談の機会を設け、困っていることや不安なことはないか、随時ヒアリングするといいでしょう。
特に中途採用者では、前職との社風の違いにストレスを抱えている可能性があるため、「前の職場と比べてどうか」「今までの違うやり方に慣れたか」といった新卒採用者とは異なる視点でのケアが必要です。
ミスマッチを減らすために選考で気をつけること
採用活動において求職者とのミスマッチを防ぐためには、どのようなことに気を付ければよいでしょうか。
求職者にどのような情報を伝えるか、どのように伝えるかといった点から、選考時に気を付けるポイントをみていきましょう。
採用要件を明確化する
採用するにあたり、長期的な視点を持って自社が求める人材の採用要件を整理します。
採用要件を整理する際は業務に関するものだけではなく、求職者のスキルや能力、さらに社風にフィットする人物像や行動特性なども評価基準に加え、自社と求職者とのマッチング精度を上げることが大切です。
求職者を評価する際、既存の採用手法が求職者を客観的かつ合理的に評価できるものであるかを見直す必要もあります。
社員に適性検査を受けてもらい、自社で実際に活躍している人材像を分析したり、場合によってはコンサルティング会社にアドバイスをもらったりすることも有効です。
会社が期待するパフォーマンスを伝える
会社が期待するパフォーマンスを入社前に伝えると、採用ミスマッチの予防が期待できます。
選考の段階で「採用後はどのような業務を遂行してほしいのか」、「毎月のノルマがあるのか」などを伝えることで、求職者にどれぐらいの活躍を期待しているのかの意識をお互いにすり合わせすることができるのです。
また業務内容や求められるレベルに大きな違いがあると離職の原因となってしまうため、事前に認識のズレをなくしておくと、双方のコストを最小限に留めることができるでしょう。
何を期待されているのかを事前に知っておくことで、求職者自身が入社後の期待に応えられるかどうかを判断できます。
企業のありのままを伝える
応募者を募る際、会社をよく見せようとしてメリットばかり伝えていると、入社後にミスマッチが生じる原因となります。
応募者が「想像していたのと違う」と入社前に抱いていた期待と入社後の現実にギャップを感じると早期退職につながりかねません。
自社の業務のポジティブな部分だけではなく、ネガティブな部分についても正確に伝えることが重要です。
入社前に職場見学や社員との交流の場を設け、事前に社風や職場の雰囲気を伝えることも採用のミスマッチの予防に有効でしょう。
ミスマッチを減らす採用・選考・アフターフォロー
ここからは、採用においてミスマッチを減らす具体的な方法をみていきましょう。
《採用》リファラル採用を導入する
リファラル採用とは、自社の社員から紹介や推薦を受けて実施する採用活動のことです。
社員のつながりを利用して、質が高く自社に合った人材を確保できます。
自社社員から詳細な社内情報の提供を受けた上で応募してもらえるため、ミスマッチが生じる可能性が低くなる採用方法です。
《採用》インターンシップを実施する
実際の社内の雰囲気や社員の働き方を本当に知ってもらうために、体験型入社やインターンシップを導入する方法があります。
求職者に実際の業務に従事してもらったり、社員と接してもらったりすることで、会社で実際に働くイメージを持ってもらうことが可能です。
会社側としては「どの社員と相性が良いのか」、「どのような業務と相性が良さそうか」、「逆に相性の悪い社員や業務はどれか」などを確認することができます。
《選考》RJP理論を活用する
RJPとはRealistic Job Previewの英単語の頭文字をとったもので「現実的な仕事情報の事前開示」という意味になり、この採用理論を利用した情報開示が、会社の誠意ある情報開示として効果的とされています。
「完全週休2日」「月間の残業時間20時間程度」といった情報を事前に開示することで、求職者にはメリットとデメリットを天秤にかける選択肢が生まれ、ある程度のデメリットを受け入れるつもりの求職者が応募してくるため、結果的にミスマッチが生じにくくなるでしょう。
《選考》構造化面接を実施する
構造化面接とは、あらかじめ定めた評価基準や質問項目に沿って面接を進める手法を指します。
定めた評価基準や質問項目に沿って候補者を評価することで、面接官の主観や評価のバラつきを防ぎ、公正・公平な採用面接が行えるのが特徴です。
求める人物像や必要としているスキルなどを基準として用意し、それに沿った質問をしながら面接をしていくため「せっかく採用したのに、思ったようなパフォーマンスを出せる人ではなかった」といったミスマッチの発生を抑えられます。
《選考》適性検査を導入する
履歴書や職務経歴書以外の人物像や考え方といった要素を検証するために、適性検査を導入する方法があります。
適性検査を受けた人の素質や考え方を判定し診断できるため、目に見えにくいストレス耐性や組織適正なども見極めることが可能です。
適性テストの結果をもとに面接を行なうと、より深く人物について知ることができます。
《アフターフォロー》体験入社
内定を出した求職者に対して体験入社してもらう方法も、採用のミスマッチを防ぐ手法のひとつです。
体験入社とは名前の通り短期間、会社で働いてもらうことを指し、入社前と入社後のギャップをなくす点では、1番効果的な方法といえるでしょう。
短い期間であっても、仕事をするうえで不可欠な職場環境を把握することで、入社後のミスマッチを減らすことができます。
《アフターフォロー》オリエンテーション
入社してすぐ仕事をさせるのではなく、会社の全体像やビジョン、どんな社員がいるのかを知るために、オリエンテーションや自社についての研修を実施しましょう。
会社が目指す方向や数年後に自社で経験できる事業、働くことで成長できることの情報をオリエンテーションを通して知ってもらうことで、会社への帰属意識が芽生えやすくなり早期退職を防ぐことが期待できます。
《アフターフォロー》メンター制度
メンター制度とは直属の上司とは別に年齢の近い年上の先輩社員や、社歴が近い先輩社員が新入社員や若手社員をサポートする制度です。
メンター制度を通して新人社員が自身のキャリアや成功体験、失敗経験などを棚卸しするきっかけとなり、自主的に仕事に取り組み責任感を持つことが期待できます。
結果的に業務に対して自信がつき、早期退職を防ぐことができるでしょう。
まとめ
求職者とのミスマッチを防ぐには、自社と求職者との間に認識のズレを生じさせないことが重要です。
会社のメリットだけでなく、残業時間や業務内容といったデメリットになりうる情報も伝えることで、入社後に「話と違う」事態が起こりにくくなります。
この記事を参考に、採用方法を見直してみましょう。
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